Описание вакансии: assistant and office manager

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителей.
• Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Составляет и отправляет ежемесячные / квартальные , годовой отчеты по ТОО для ШК
• Обеспечивает хранение и систематизацию документации в надлежащем виде.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителей.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителей.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров, записывает в отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителей составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы отправителям/авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний, совещаний, семинаров и др. проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, взятых на контроль.
• Обеспечивает рабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, поддерживающие эффективную работу.
• Печатает по указанию руководителей служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Выполняет отдельные служебные поручения руководителей
• Организует деловые поездки руководства.
• Оформляет авансовые и командировочные документы руководителей.
• Тесно сотрудничает с административными и оперативными отделами ТОО.
• Составляет презентационные материалы о деятельности компании.
• Выполняет заказы на офисную продукцию, SIM-карты

Требования:

• Высшее образование со стажем работы не менее 2 лет на аналогичной позиции - ассистентом или офис менеджером.
• Опыт в организации делопроизводства.
• Иностранные языки - английский и/или немецкий.
• Понимание порядка систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
• Опыт работы со средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи.

• Зарплата: Не указана
• Город: Алматы
• Адрес: Не указан
• Координаты: Не указаны
• Наличие авто: Нет
• Удаленная работа: Нет
• Пол: Не указан
• Опыт: Не указан
• Занятость: Полная
• Налоги: Не указаны
• Минимум GPA: Не указаны



Контакты

• Siemens Company siemens@beam.kz

Информация о компании

• Название: ТОО Siemens (Сименс)
• БИН:
• Сайт: https://new.siemens.com/kz/ru/general/kontakty-siemens-kz.html
• Описание:

  «Сименс» стремится к достижению долгосрочных результатов и ставит в приоритет устойчивый рост и стабильное повышение прибыльности. Наша стратегия «Видение-2020+», основанная на непреходящих ценностях компании, предполагает поддержку предпринимательской свободы в сочетании с ответственностью за принятие решений и организационной структурой, которая позволит нам действовать быстрее и решительнее в цифровую эпоху. Новая гибкая структура «Сименс» ориентирована на наиболее перспективные направления бизнеса компании и дает возможность сосредоточиться на ключевых рынках и повысить клиентоориентированность.

  
  

  Цифровое производство

  Управление «Цифровое производство» предлагает широкий спектр решений для автоматизации и цифровизации, а также услуги на базе передовых технологий «Сименс». Мы поддерживаем промышленные предприятия на их пути к цифровой трансформации и предлагаем комплексные решения для промышленности.

  
  

  Интеллектуальная инфраструктура

  Управление «Интеллектуальная инфраструктура» является одним из ведущих мировых поставщиков оборудования, систем и услуг для умных зданий и интеллектуального энергоснабжения. Мы поддерживаем устойчивое развитие, а также предлагаем гибкий комплексный подход и интегрированные решения для повышения качества жизни. 

  
  

  Нефтегаз и энергетика

  Управление «Нефтегаз и энергетика» предлагает технологии мирового уровня для нефтегазовой отрасли, а также для производства, передачи и распределения электроэнергии. Мы предоставляем клиентам продукты и решения, которые отличаются надежностью, эффективностью, экологичностью и безопасностью.